bManager in de praktijk

In deze bijdrage beschrijven we op hoofdlijnen hoe bManager is ingericht bij een kleine zorgorganisatie en hoe deze organisatie de toegevoegde waarde van bManager ervaart. De organisatie wilde bManager om twee redenen implementeren:

  1. Het realiseren van de HKZ certificering;
  2. Actief ondersteund te worden in de ambitie om te groeien.

Samen met de organisatie zijn de stappen bepaald om tot realisering van de gestelde ambities te komen. Op de belangrijkste onderdelen gaan we hieronder nader in. 

Overdraagbaarheid bedrijfsvisie, processen en werkafspraken.

De eerste stap was het vastleggen van ambities en processen in bManager. Het resultaat is dat deze gedigitaliseerde ambities en procesbeschrijvingen altijd actueel en eenvoudig overdraagbaar zijn. Hierdoor is het eenvoudig om nieuwe medewerkers snel wegwijs te maken binnen de organisatie en externe partijen uit te kunnen leggen waar de organisatie voor.

Easy Document Management.

bManager vergroot het gebruik van bestaande applicaties. Voor de interne verslaglegging maakt de organisatie gebruik van een document management systeem. Door de integratie van dit systeem met bManager zijn protocollen, verslagen, rapportages en andere “sturende” documenten eenvoudig vast te leggen en terug te vinden. Daarmee worden deze integraal onderdeel van de bedrijfsprocessen. Zoeken naar juiste informatie behoort hiermee tot het verleden. Dit bespaart medewerkers tijd en kosten voor de organisatie.

Performancemeting, sturen op resultaat

bManager maakt het mogelijk om actief op procesniveau te meten en te sturen. Op een aantal kritische processen meet de organisatie nu: bijvoorbeeld op de doorlooptijd van het intakeproces, op het bijhouden van de wachttijden van cliënten op de lijst of op het bijhouden van cliënten waarvoor een herindicatie benodigd is. Door KPI’s en KRI’s te koppelen aan deze processen, kan de organisatie actief (bij-) sturen op beoogde resultaten. Hiermee is een proces van doorlopend verbeteren van de bedrijfsvoering geborgd.

Aantoonbaar verbeteren.

De afhandeling van bevindingen en het initiëren van verbeteringen vindt volledig vanuit bManager plaats. Hiervoor wordt de PDCA methodiek gebruikt. Met de cyclische opvolging en het gestructureerd vastleggen, is het doorvoeren van verbeteringen in processen eenvoudig zichtbaar te maken. Het leveren van een bepaald kwaliteitsniveau van de diensten van de organisatie is daarmee aantoonbaar. Dit helpt bijvoorbeeld om externe partijen te overtuigen in zee te gaan met de organisatie.  

Hulpmiddel bij HKZ certificering.

Het – blijven - voldoen aan de HKZ certificering is van belang voor de reputatie en de groei ambities van de organisatie. Het maakt bijvoorbeeld verlenging van de contracten met financiers eenvoudiger en zorgt voor een sterkere onderhandelingspositie. Ondersteund door bManager kan de organisatie eenvoudige aantonen, dat zij voldoet aan het HKZ keurmerk gestelde eisen. Op elk gewenst moment van de dag. De betrokken externe auditor is enthousiast over de inzet van bManager in di proces. Hij kan bijvoorbeeld eenvoudig controleren of maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd worden.

Meer grip op risico’s.

Samen met de organisatie zijn risico’s in kaart gebracht aan de hand van de richtlijnen van de Risico Inventarisatie & Evaluatie. Met bManager zijn audit-programma’s ingericht. Op basis van deze programma’s wordt proactief gewerkt aan het verbeteren en op peil houden van de kwaliteit op belangrijke thema’s binnen de organisatie. Het management is hiermee doorlopend in control en heeft hiermee de beschikking over een structuur om grip te houden en de organisatie te verbeteren. Het behalen van gestelde doelen is daarmee geborgd. Met bManager is de organisatie in staat om gestelde doelen te realiseren. Daarbij houdt zij grip op een doorlopend proces van verbeteringen. Dienstverlening, bijvoorbeeld blijft daardoor aantoonbaar op het gewenste niveau. Medewerkers kunnen efficienter werken en zich richten op hun kerntaken. Management is in control en kan dit op elk gewenst moment intern zowel als extern aantonen. Het behalen van doelstellingen is met bManager voorspelbaar een logisch gevolg van de aanpak.